Помощ, времето не ми стига!

Експерти препоръчват “тайм мениджмънт” в три стъпки за три дни

“Времето не ми стига!” Това е мантра на модерния човек. Той се занимава с няколко неща наведнъж, иска да се справя с всичко, ала вечер разочаровано установява, че отново не е бил “на ниво”. Обещава си утре да е по-организиран, но всичко се повтаря.
Има ли спасение? Има, твърдят експерти по т.нар. тайм мениджмънт (от англ. time management - управление на времето). С 3 стъпки за 3 дни вкарват всеки в правия път.

1. Дневник
Първото и най-важно нещо, за да се справите с един проблем, е да признаете, че той съществува. Струва ви се, че времето не ви стига, защото имате прекалено много задачи? Не е точно така. Проблемът е, че неправилно си разпределяте времето и губите твърде много минути между отделните ангажименти.
Вероятно не сте съгласни с подобно твърдение и това е нормално. Никой не е в състояние обективно да прецени колко време губи нахалост. Но има решение и то е просто. Водете си дневник по часове. За разлика от други методи този не е задължителен за цял живот. Попълвайте го от три дни до седмица, не повече. Идеята е сами на себе си да покажете за какво сте си изгубили времето.
Дневникът се състои от две части. Сутринта напишете за какво и колко време планирате да посветите през деня. Не пропускайте дреболиите, започнете от момента на събуждането, колко минути планирате за обличане, за отиване на работа и т.н. Особено важно е колко време според вас ще ви е нужно за всеки планиран ангажимент.
Втората част на дневника се попълва през деня. Записвайте колко часа в действителност ви е отнела всяка задача. Бъдете подготвени за неприятна изненада - данните от първата част значително ще се разминават с тези втората. Но това ще ви подейства доста отрезвяващо.
Проблемът е, че когато сте записали в сутрешния си план “да направя отчет - 40 минути”, не сте сметнали времето, което ще изгубите във фейсбук или за проверка на електронната си поща. Така правенето на отчета ви е отнело около два часа, а после не сте успели да свършите всичко планирано. Вечерта имате усещането за тежък работен ден и чистосърдечно се оплаквате на близките си колко сте натоварени. Всъщност сте работили само 40 минути, а час и половина сте бродили из интернет.

2. Електронна поща
Сега, когато с ужас сте осъзнали истината, нека да видим какво може да се промени. Първата крачка е… война с имейлите. Не със самите имейли, а с неистовата потребност да проверявате пощата си на всеки 10 минути и веднага да отговаряте. Да, спецификата на някои професии изисква бързо да се реагира на имейлите по всяко време на денонощието. Но бъдете честни: вашата професия в този списък ли е?
Признайте си, че когато “бягате” от работа в социалната мрежа, изпитвате известно чувство за вина, а когато го правите, за да си проверите пощата, никаква вина не ви спохожда, защото сте убедени, че се трудите. Там е коварството на този начин за комуникация. Създава лъжливо усещане за постоянна заетост, а всъщност краде от времето ви. За работата, която би ви отнела час, сега ви трябват час и половина, защото поне три пъти сте проверили пощата си.
И така, една от най-важните тайни на т.нар. тайм мениджмънт е да престанете да се отнасяте към пощата си като към телефон. Приемете принципа: “Никога не проверявам пощата си, когато съм зает/а с нещо друго. Чета и отговарям на писма, след като съм приключил/а даден ангажимент и още не съм започнал/а следващия.”

3. Социални мрежи и клипчета
И последно. Социалните мрежи и всички безкрайни клипчета за поредната изплашена котка, която подскача смешно - са вашият основен (след обсебващите имейли) начин да си губите времето. Битката с котките, разбира се, е неравна, затова и не ви предлагаме подобни глупости. Котетата винаги ще победят. Но пък има просто правило, което трябва да следвате само три дни, а после ще свикнете.
То звучи така: “Ставам - сядам - 15 минути - работя.” Какво означава това? След като сте приключили дадена задача, трябва задължително да станете от стола. Можете да се поразходите, да си направите кафе, да позяпате през прозореца - важно е да станете. Можете и да не засичате времето - така или иначе няма да изкарате дълго прави, а без интернет ще ви стане скучно.
Щом обаче се върнете пред компютъра, времето започва отново да тече. Точно след 15 минути задължително трябва да сте се захванали със следващата задача (имейлите не се броят!). 15 минути за фейсбук, туитър и ютюб - добре, но на 16-ата сте длъжни вече да се трудите.
Ако задачата изисква продължителна работа, не си спестявайте почивките. Станете и отдъхнете, но не си позволявайте любимия ви досега отдих в социалните мрежи. Всичко, което не е свързано с конкретната работа, е допустимо единствено между отделните задачи.

Материалът е на вестник "Труд"